Haastattelimme Asta Lehtoa, joka toimii yrittäjänä omassa laskutukseen erikoistuneessa yrityksessään Lehtoinvoicing Oy. Koska Kookaxilla olemme kehittäneet laskutusprosesseja lähinnä julkisella puolella terveydenhuollossa, halusimme kuulla näkemyksiä yksityisyritysten parissa työskentelevältä Astalta, jolla on pitkä kokemus suuryritysten laskutusprosesseista ja laskutuksen kehittämisestä. Asta myös kouluttaa yrityksiä ja laskutusprosessiin osallistuvia henkilöitä laskutusprosessien edistämiseksi. Koulutuksissaan Asta painottaa erityisesti palveluprosessin alkupäätä, jossa tulisi käyttää riittävästi aikaa huolelliseen kirjaamiseen. Astan palveluihin tulevat lisänä myös asiakkaille maksuttomat Teams palaverit, joissa keskustellaan ajankohtaisista asioista. Ensimmäisenä aiheena tulee olemaan reklamaatiot.
Asta Lehto, Lehtoinvoicing Oy
Asta on toiminut useassa kansainvälisessä teollisuusyrityksessä, kuten DEKRAssa ja Schindlerillä, jossa hänellä oli projekteissa päävastuu emoyhtiön ja ostetun yrityksen laskutuksen yhdistämisestä samaan järjestelmään. Menestyksekästä projektia seurasi toinen samantyyppinen fuusioprojekti KPMG:llä, jossa Asta oli jälleen projektin vastuuhenkilönä. Työuraan sisältyy myös paljon kehitys- ja koulutustehtäviä erityisesti SAP järjestelmän tiimoilta. Yrittäjänä Asta on toiminut vuoden 2020 alusta lähtien, auttaen asiakkaitaan oman laskutuksensa kehittämisessä.
Astalla on luontainen uteliaisuus uusia asioita kohtaan, ja hän heittäytyy mielellään uusiin haasteisiin. Uudet järjestelmät hän oppii nopeasti ja on työssään perehtynyt SAPin ABAP ohjelmistokoodin ja xml:n tulkintaan. Asta opiskelee tällä hetkellä Scrumia ja muita projekteissa hyödyllisiä viitekehyksiä ja ketteriä menetelmiä.
Läpinäkyvyys yrityksen laskutusprosesseissa
Astan kokemuksen mukaan laskutusprosessien läpinäkyvyys on erittäin tärkeää. Yrityksessä tulisi olla niin hyvin ymmärrettyjä, että jotta jokainen yrityksen laskutusprosessiin osallistuva pystyisi kertomaan siitä, omasta toimenkuvasta riippumatta. Laskutuksen onnistumiseen vaikuttaa moni ihminen ja tekijä. Usein laskutukseen liittyvät työt ja laskutusdatan liikkuminen kuuluu henkilön epämukavuusalueelle. Tästä johtuen on melko yleistä, että osa ihmisistä pyrkii viivyttämään laskujen käsittelyä mahdollisimman pitkään, mikä väistämättä aiheuttaa viivettä laskutusprosessissa.
On hyvin yleistä, että laskutus aiheuttaa piikkejä sekä työmäärään että kassaan. Alkukuusta piikki näkyy työmäärän lisääntymisessä, kun suuri osa laskuista ajetaan kuun vaihteessa. Työmäärän kasvaessa kuun vaihteessa tehdään usein ylitöitä ja myös virheiden mahdollisuus kasvaa. Toinen piikki näkyy kassassa laskujen eräpäivän aikoihin, kun asiakkaat maksavat laskut tilille. Myös kassan kannalta olisi tärkeää pitää laskutussykliä tasaisena virtana. Laskutuksen viive on usein suurin syy kassaongelmiin.
Yleisiä haasteita yritysten taloushallinnossa
Monissa yrityksissä on arkipäivää heikko kassatilanne hitaiden laskutusprosessien vuoksi. Osa johtajista tunnistaa ongelman, mutta kokee, ettei asialle voi tehdä mitään. On myös melko yleistä, että erityisesti yritysten taloushallinnon osastoilla on turhautuneisuutta havaittavissa. Tämä liittyy hyvin usein järjestelmämuutoksiin, joissa henkilöstöä ei ole riittävästi perehdytetty uuden järjestelmän käyttöön. Järjestelmissä on usein toiminnallisuuksia, joita ei täysin ymmärretä. Tämä vaikuttaa työssä viihtyvyyteen ja sitä kautta kommunikaatio heikkenee ja työn tehokkuus kärsii. Sen sijaan tiedon jakaminen auttaa ihmisiä työssä. Tiedon pimittämiseen ei ole mitään syytä – juuri se aiheuttaa usein ongelmia yrityksissä, eikä edistä kenenkään työn etenemistä. Siksi tiimien välisen yhteistyön lisääminen on erityisen tärkeää. Esimerkkinä Asta mainitsee kirjanpidon ja myyntilaskutuksen tiimit, jotka ovat yrityksissä usein omia tiimejään.
Asta näkee omassa työssään paljon toimintamallia, jossa asiakas reklamoi ja laskuttava osapuoli antaa heti periksi esimerkiksi alennuksin. Reklamaatioihin täytyy kyllä reagoida nopeasti, mutta reklamaatio täytyisi katsoa huolella. Se voi olla myös täysin aiheeton, jolloin ei pitäisi heti tarjota alennusta tehdystä palvelusta tai tuotteesta. Reklamaatiot ovat usein henkilön epämukavuusalueella, ja siitä syystä kaikki eivät heti tartu asiaan. Se ei tietenkään paranna tilannetta. Hyvin paljon reklamaatioita tulee myös siitä, että lasku on tullut väärälle vastaanottajalle.
Mitkä ovat yleisimmät syyt siihen, että laskun lähetys viivästyy tai jää kokonaan puuttumaan?
Yleisin syy laskutuksen viivästymiseen on, että laskutusaineisto luovutetaan liian myöhään laskutukseen. Tämä koskee sekä myynnin kirjaamista että aineiston toimitusta laskutusjärjestelmään. Laskussa tulee myös olla kaikki tarvittava tieto, jotta se ylipäätään voidaan lähettää asiakkaalle. Esimerkiksi, yritys tilaa asiantuntijan työhön, mutta laskutettavaa asiakasta ei selvitetä ja kirjata tilaushetkellä. Laskutusta varten tarvittavat tiedot, kuten maksava asiakas, pitäisi muistaa kirjata heti alkuvaiheessa, jotta tiedetään, missä työ tehdään ja kenelle lasku lähetetään.
Miten ongelmat laskutusprosesseissa näkyvät esimerkiksi yrityksen taseessa?
Tämä onkin herkullinen aihe! Myyntisaamisten kiertoaikaa olisi seurattava, sillä siellä näkyvät ongelmat. Maksuehdot teollisuudessa ovat toisinaan hyvin pitkiä, joten laskun kiertoaika on pitkä. Itse pureudun mielelläni asiakkaan tase-erittelyyn, josta näkee tarkemmin, mitä myyntisaamiset pitävät sisällään, miten ne on päivätty, ja kuinka pitkiä saatavia on jäljellä. Tase elää päivittäin ja se antaa kuvaa laskutuksen onnistumisesta. Asta tekee aiheesta työkseen analyysejä asiakkailleen. Asiakkaan ympäristöstä on saatava kokonaisvaltainen näkemys, joten Astan vetämät haastattelut lähtevät johtotasolta, jonka jälkeen jalkaudutaan työntekijätasolle. Työntekijöiden ajatukset ovat hyvin tärkeitä esimerkiksi toimintamallien muutoksia suunniteltaessa. Jos asioita ei ajatella kokonaisvaltaisesti, se vain lisää haasteita ja turhautumista. On tärkeää tehdä työstä mielekästä ja poistaa turhaa tekemistä, joka ei tuota lisäarvoa.
Kuinka yleistä on, että palveluja tai tuotteita jää kokonaan laskuttamatta?
Yrityksissä, joissa ei pidetä riittävän tarkkaa tuntikirjanpitoa, jää paljon laskuttamatta. Tällaisissa yrityksissä ei useinkaan ole tarkkaa kuvaa, kuinka paljon laskuttamaton työ on euroissa. Heti kun tuntikirjanpitoon panostetaan, pystytään konkretisoimaan menetetyt eurot. Tämä ei ole pelkästään isojen yritysten ongelma, vaan myös yksinyrittäjät sortuvat tähän! Juuri he usein luottavat siihen, että muistavat kirjata myöhemmin. On todella huolestuttavaa, kun tuntikirjanpitoa ei pidetä täsmällisesti ja kirjataan tunteja ulkomuistista, joskus väärillekin päivämäärille. Se voi pahimmillaan johtaa asiakkaan menettämiseen, tai aiheuttaa vähintäänkin särön asiakassuhteeseen.
Teknologian hyödyntäminen ja automatisointi
Olisi hyvä, jos sopimuksia laadittaessa huomioitaisiin laskutus, jottei tulisi pullonkauloja loppukuulle. Kaikki sopimukseen perustuva, kiinteähintainen laskutus voitaisiin automatisoida ja ajaa mieluummin keskellä kuuta kuin vasta loppukuusta. On toki myös paljon sellaista, mitä ei pysty automatisoimaan. Jotta manuaalisia prosesseja voi tehdä, on oltava kokonaisvaltainen näkemys toiminnasta.
Myös ostolaskujen puolella pysyttäisiin hyödyntämään automatisointia nykyistä enemmän. Näen positiivisena verkkolaskudirektiivin, joka pakottaa myös pienemmät yrittäjät ottamaan käyttöön verkkolaskut. Osa yrityksistä vielä vastustaa, mutta mielestäni pelko on turhaa. Erityisesti yksin yrittäjillä tämä liittyy myös siihen, että he eivät aina tiedä mitä kaikkea verkkolaskun käyttöönotto vaatii.
Asta Lehtoa haastatteli Anne-Maarit Kokko, Kookax Oy