Tietovarasto ja siihen liittyvät prosessit ovat usein liian vähän dokumentoituja ja tietotaito saattaa pahimmassa tapauksessa henkilöityä muutamaan ihmiseen, joista osa on ehkä jo eläköitymässä. Tärkeimmät osaajat saattavat löytyä oman organisaatiosi ulkopuolelta. Koska kaikki tietovarastoinnin ja raportoinnin eteen tehty työ ei ole näkyvää, ei monestikaan ole enää tietoa siitä, mitä nämä henkilöt ovat käytännön tasolla tehneet. Ongelmat tulevat monesti eteen vasta, kun henkilö on jo lähtenyt muualle tai eläköitynyt. 

Tiedätkö sinä, millä tolalla organisaatiosi tietovarasto on? Onko sinulla tietoa, mitä kokonaisuuksia se sisältää ja kuinka pitkältä ajalta dataa on kerätty? Saatko tietovarastosta haluamasi tiedot? Päivittyvätkö tietovaraston tiedot automaattisesti, ja kuinka usein ne päivittyvät? Mitä tietolähteitä on käytetty? Kuinka prosessit on suunniteltu ja toteutettu? Onko olemassa erillinen testi- ja tuotantoympäristö? Toimiiko kaikki kuten pitäisi? Millaisella arkkitehtuurilla tietovarasto on toteutettu? Onko tuotannossa paljon räätälöityjä ratkaisuja, vai onko kehittäminen ollut systemaattista ja ylhäältä päin ohjattua? Mistä tieto siirtyy ja miten, entä minne se tallentuu ja missä muodossa? Mitä datalle tapahtuu eri kohdissa prosessia? Ovatko ratkaisut enää edes tämän päivän tarpeita vastaavia?

Jos vastaus näihin kysymyksiin löytyy, ovat teillä tiedonhallinnan asiat harvinaisen hyvällä mallilla. Hienoa! Muussa tapauksessa – jos haluat vastauksia näihin kysymyksiin, olemme mielellämme apunasi. Nykytilan kartoituksestamme saat asianmukaisen dokumentaation ja riippumattoman arvion, kuinka tiedonhallintaa kannattaisi jatkossa kehittää ja mitä toimenpiteitä olisi lyhyellä ja pitkällä aikavälillä hyvä tehdä, esimerkiksi tiedon historioinnin suhteen.

Todennäköisesti sinunkin organisaatiossasi toiminnan kehittäminen on  jatkuvaa. Olet ehkä havainnut, että liiketoiminnan kehittyessä ja muuttuessa, tai esimerkiksi uusien järjestelmien käyttöönotoissa, eivät aikansa eläneet dataprosessit enää välttämättä tuotakaan haluttuja tietoja lähdejärjestelmistä. Tällaisia prosesseja löytyy muun muassa talousraportoinnin ja laskutuksen toiminnoista. Me selvitämme, mitä nykyisissä prosesseissa tapahtuu, ja teemme niihin tarvittavat muutokset tai kehitämme kokonaan uusia prosesseja tarpeidesi mukaan.

Monia tietotöitä tehdään vieläkin manuaalisesti, koska niin on aina tehty. Osaaminen saattaa olla muutaman tai peräti yhden henkilön hallinnassa. Myös manuaaliset prosessit kannattaa mahdollisimman pitkälti automatisoida. Automatisoimalla henkilöriippuvuus vähenee ja tiedon laatu ja sisältö pysyy pitkälti samana. Toki, jos lähdejärjestelmässä tai kirjauskäytännöissä tehdään muutoksia, se vaikuttaa kaikkialle. Silloin on ehkä tarpeen muuttaa jo automatisoitujakin prosesseja. 

Koska prosessit ovat tavalliselle käyttäjälle “näkymättömissä”, ne olisi hyvä dokumentoida kattavasti, jotta tulevat kehitystarpeet tiedostetaan mahdollisimman ajoissa.    

Yrityksessäsi on noussut runsaasti tietotarpeita, mutta tiedon saaminen tuntuu vaikealta. Tiedät, että tietoa tallennetaan eri järjestelmiin runsaasti. Haluaisit käyttää kertynyttä tietoa yrityksesi kehittämiseen ja suunnitteluun, mutta sitä ei vain tunnu olevan saatavilla. Jonkinlaista raportointia on jo tehty johonkin, mutta et ole täysin tyytyväinen nykyisiin raportteihin. Lisäksi haluaisit yhdistellä tietoa eri järjestelmistä  tai nähdä muutokset kuluvan- ja edellisvuoden välillä saadaksesi paremman kuvan toiminnasta ja sen kehittymisestä. Tähän asti olet ehkä yhdistellyt tietoja lähinnä Exceleissä. Eri järjestelmistä saa kyllä haettua ja tulostettua raportteja, mutta mitään kokonaisvaltaista, kattavaa tietoa ei ole saatavilla. Kuulostaako tutulta?

Keskitetty tietovarasto voisi olla ratkaisu ongelmaasi. Tietovarasto kannattaa suunnitella ja tehdä alusta asti siten, että se vastaa paitsi nykyisin tarpeisiisi, myös liiketoimintasi muutoksiin tulevaisuudessa. Koska tietovaraston rakentaminen maksaa paitsi rahaa, myös aikaa ja vaivaa, haluat varmasti tietovarastosi olevan käyttökelpoinen vielä vuosien kuluttua. 

Tietovarasto on iso satsaus tulevaisuuteen, ja siitä kannattaa ottaa kaikki hyöty irti. Tiedonhallinnan organisoituminen (Data Governance), eli melko ylätasoinen suunnitelma tulevasta tietovarastototeutuksesta ja sen käytännöistä, rooleista ja vastuista on hyvä pohtia mieluummin etukäteen kuin jälkikäteen.

Hyviä kysymyksiä alkuun ovat esimerkiksi: mitä konkreettista hyötyä tietovarastosta tavoitellaan lyhyellä ja pitkällä aikavälillä? Keitä sitoutamme tietovarastoprojektiin? Onko itsellä riittävästi resursseja ja osaamista? Kenen vastuulla on tietovaraston kehittäminen? Kuka vastaa tietoturvasta, entä palvelimista? Ketä tietovarasto palvelee? Ketkä saavat sitä käyttää ja millä tavoin? Mitä halutaan tehdä itse ja mitä ulkoistaa? Näissä ja monessa muussa kysymyksessä autamme sinua mielellämme pohtiessasi parasta ratkaisua juuri sinun organisaatioosi.

Joskus on tarve siirtää koko tietokannan tiedot esimerkiksi vanhasta järjestelmästä uuteen. Jos tätä ei tehdä, ei uudessa järjestelmässä ole lainkaan historiatietoja. Puhtaalta pöydältä aloittaminen voi toki olla tietoinen päätös, mutta aina se ei ole mahdollista. Migraatio voi olla pitkäkin projekti ja se on syytä suunnitella ja organisoida hyvin. Autamme sinua mielellämme migraatiosi suunnittelussa ja toteutuksessa.  

Onko tiedonhallintajärjestelmissäsi monia toimijoita, eikä kenelläkään ole oikein tietoa siitä, mitä järjestelmissä tapahtuu? Kaipaatko visualisointia jo olemassa olevista järjestelmistä ja prosesseista, tai suunnitteletko kenties jotain täysin uutta? Mallinnuksen lisäksi tietoarkkitehtuurikuvaukset ovat suuri apu kokonaisuuksien hahmottamisessa eri sidostyhmille. Tietoarkkitehtuurikuvien avulla pystyt myös paremmin suunnittelemaan ja keskustelemaan esimerkiksi muutostarpeista. Tietoarkkitehtuurissa keskitytään nimenomaan datan ja tiedon kannalta relevantin sisällön kuvaamiseen. 

Jotta ylipäätään päästään alkuun uuden kehittämisessä, olisi ensin päästävä yhteistymmärrykseen käsitteistä ja terminologiasta. Eri sidosryhmillä voi olla hyvin erilainen käsitys asioista omaan kokemukseen pohjautuen.  Esimerkiksi mikä tarkalleen ottaen on avokäynti tai tilastotapahtuma terveydenhuollossa? Milloin toimitaan perusterveydenhuollon alueella ja milloin erikoissairaanhoidossa? Mistä päätellään, että hoitojakso on päättynyt? Mitä tarkoitetaan kotikunnalla? Entä miten nämä asiat liittyvät toisiinsa?

Voit varmasti helposti keksiä monia esimerkkejä omasta liiketoiminnastasi. Mallinnus tehdään yhdessä liiketoimintasi asiantuntijoiden kanssa ja tarkoituksena on saada kirjattua yhtenäiset käsitteet, jotta jatkossa vältytään kalliilta virheiltä. Monesti projekteissa saattaa olla vielä loppuvaiheessakin erimielisyyttä käsitteistä, ja mallinnus on paras lääke siihen. Käytämme mallinnuksessa mm. Ellie platformia, johon myös asiakas pääsee käsiksi.

Tuleeko sinunkin organisaatiollesi runsaasti erilaisia tietopyyntöjä? Onko osaavia tekijöitä vaikea löytää? Haluatko olla varma, että tietopyynnöt toteutetaan joka kerta samalla tavalla? Meillä on runsaasti kokemusta erilaisten laajojenkin tietopyyntöjen toteutuksesta. Esimerkkinä tästä muun muassa erikoissairaanhoidon tietopyynnöt niin sisäiseen kuin ulkoiseenkin käyttöön. Suunnittelemme ja toteutamme erilaiset tietopyynnöt yrityksesi SQL-pohjaisista tietokannoista ja dokumentoimme poiminnat myöhempää käyttöäsi varten. Poiminnat voi ja kannattaakin mahdollisimman pitkälti automatisoida. Halutessasi perehdytämme  yrityksesi valtuutetut henkilöt tekemään tietopoiminnat jatkossa itse. Teemme poimintoja ja käsittelemme dataa ainoastaan asiakkaan tietoverkossa ja asiakkaan hyväksymillä työvälineillä. Tietoturvan ja tietosuojan (Gdbr) huomioiminen kuuluvat luonnollisesti ammattitaitoomme.